จัดการการคืนสินค้าใน ECM

ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับการคืนสินค้าของคำสั่งซื้อและวิธีจัดการการคืนสินค้าเหล่านั้น

ภาพรวมการคืนสินค้า#

หลังจากจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าเรียบร้อยแล้ว ลูกค้าสามารถส่งคืนสินค้าเพื่อขอรับเงินคืนได้ โดยสินค้าที่ส่งคืนจะถูกเพิ่มกลับเข้าไปในคลังสินค้าหรือระบุว่าชำรุดเสียหาย

Medusa ช่วยให้คุณจัดการกระบวนการอนุมัติคืนสินค้า (Return Merchandise Authorization หรือ RMA) ได้โดยอัตโนมัติ โดยรองรับการสร้างการคืนสินค้า 2 วิธี ดังนี้:

1. ลูกค้าส่งคำร้องขอคืนสินค้าสำหรับคำสั่งซื้อผ่านหน้าร้าน (storefront) ซึ่งคุณสามารถดูได้ในแผงควบคุม ECM
2. หรือคุณสามารถสร้างการคืนสินค้าและแจ้งให้ลูกค้าทราบ

ในฐานะผู้ดูแลระบบ (admin) คุณสามารถจัดการการคืนสินค้าโดยจะยกเลิกคำร้องขอคืนสินค้า หรือทำเครื่องหมายรายการคืนสินค้าว่าได้รับแล้ว และคืนเงินให้แก่ลูกค้าได้

ค้นหาคำร้องขอคืนสินค้าของคำสั่งซื้อ#

ขั้นตอนการค้นหาคำร้องขอคืนสินค้าของคำสั่งซื้อ:

1. เปิดหน้ารายละเอียดของคำสั่งซื้อ
2. ในส่วนกิจกรรม (Activity) คุณจะพบว่ามีคำร้องขอคืนสินค้า ซึ่งคุณสามารถเข้าไปจัดการได้

นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูรายการสินค้าที่ถูกร้องขอคืนได้ในส่วนสรุป (Summary) โดยจะมีข้อความระบุไว้ใต้รายการสินค้าที่ต้องการคืน

สร้างการคืนสินค้า#

คุณสามารถสร้างการคืนสินค้าจาก ECM สำหรับสินค้าที่จัดส่งแล้วในคำสั่งซื้อ

ขั้นตอนการสร้างการคืนสินค้าสำหรับคำสั่งซื้อ:

1. เปิดหน้ารายละเอียดของคำสั่งซื้อ
2. ในส่วนสรุป (Summary) ให้คลิกไอคอน ที่ส่วนหัวข้อของส่วนดังกล่าว
3. เลือก "Create Return" (สร้างการคืนสินค้า) จากเมนูดรอปดาวน์
4. ในแบบฟอร์มที่เปิดขึ้น:
   • วิธีการเพิ่มรายการสินค้าที่จะคืน:
     • คลิก "Add items" (เพิ่มรายการสินค้า) ในส่วน "Inbound" (ขาเข้า)
     • ในรายการสินค้าที่เปิดขึ้น ให้คลิกเลือกกล่องตัวเลือก (checkbox) ข้างรายการสินค้าที่คุณต้องการให้ลูกค้าส่งคืน
     • เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม "Save" (บันทึก)
   • คุณสามารถแก้ไขจำนวนสินค้าที่จะคืนได้ โดยแก้ไขตัวเลขในช่องกรอกข้อมูลข้างรายการสินค้าขาเข้า
   • วิธีการเพิ่มเหตุผลสำหรับการคืนสินค้า:
     • คลิกไอคอน ข้างรายการสินค้า
     • เลือก "Add Reason" (เพิ่มเหตุผล) จากเมนูดรอปดาวน์
     • ในช่องเลือกเหตุผล (Reason) ที่แสดงขึ้น ให้เลือกเหตุผลในการคืนสินค้า ทั้งนี้ คุณสามารถเข้าไปเพิ่มเหตุผลการคืนสินค้าในการตั้งค่า Settings (การตั้งค่า) เพื่อนำมาเลือกใช้งานได้
   • วิธีการเพิ่มบันทึกช่วยจำ (note) สำหรับการคืนสินค้า:
     • คลิกไอคอน ข้างรายการสินค้า
     • เลือก "Add Note" (เพิ่มบันทึก) จากเมนูดรอปดาวน์
   • วิธีการนำรายการสินค้าขาเข้าออกจากรายการคืนสินค้า:
     • คลิกไอคอน ข้างรายการสินค้า
     • เลือก "Remove" (นำออก) จากเมนูดรอปดาวน์
   • ในช่องกรอกข้อมูล Location (สถานที่จัดเก็บ) ให้ระบุสถานที่ที่ต้องการรับสินค้าคืน
     • แม้ว่าคุณจะสามารถเลือกสถานที่จัดเก็บสินค้าที่สินค้านั้นยังไม่มีอยู่ในคลังสินค้าได้ แต่ในภายหลังคุณจะไม่สามารถรับสินค้านั้นได้ จนกว่าคุณจะเพิ่มสินค้าคงคลังให้กับตัวเลือกสินค้าดังกล่าวในสถานที่จัดเก็บที่เลือกนั้น
   • ในช่อง "Return shipping" (การจัดส่งคืน) คุณสามารถเลือกตัวเลือกการจัดส่งที่จะใช้ส่งคืนสินค้าได้ (ระบุหรือไม่ก็ได้) โดยระบบจะหักค่าจัดส่งออกจากยอดรวมการคืนสินค้าที่จะคืนเงินให้แก่ลูกค้า
     • วิธีการแก้ไขค่าจัดส่งคืนสินค้า:
       • คลิกไอคอน ข้างยอดรวมของ Return Shipping (การจัดส่งคืน)
       • กรอกจำนวนค่าจัดส่งใหม่ในช่องที่แสดงขึ้น
   • หากคุณไม่ต้องการให้ลูกค้าได้รับข้อความแจ้งเตือนเกี่ยวกับการสร้างการคืนสินค้า ให้ยกเลิกการเลือกสวิตช์เปิดปิด "Send notifications" (ส่งข้อความแจ้งเตือน)
5. เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม "Confirm Return" (ยืนยันการคืนสินค้า) เพื่อสร้างรายการคืนสินค้า จากนั้นยืนยันการดำเนินการโดยคลิกปุ่ม "Continue" (ดำเนินการต่อ) ในป๊อปอัป

การดำเนินการนี้จะสร้างรายการคืนสินค้าขึ้น ซึ่งคุณสามารถดูรายละเอียดได้ในส่วนสรุป (Summary) และส่วนกิจกรรม (Activity) บนหน้ารายละเอียดของคำสั่งซื้อ

ทำเครื่องหมายรายการคืนสินค้าว่าได้รับแล้ว#

เมื่อลูกค้าส่งคืนสินค้ามาแล้ว คุณสามารถทำเครื่องหมายรายการนั้นว่าได้รับแล้ว ซึ่งจะกระตุ้นการคืนเงินให้แก่ลูกค้า และจำนวนสินค้าที่ไม่ชำรุดเสียหายจะถูกเพิ่มกลับเข้าคลังสินค้าคงคลัง

ขั้นตอนการทำเครื่องหมายรายการคืนสินค้าว่าได้รับแล้ว:

1. เปิดหน้ารายละเอียดของคำสั่งซื้อ
2. ในส่วนสรุป (Summary) ให้คลิกปุ่ม "Receive items" (รับสินค้า)
3. ในหน้าต่างด้านข้างที่เปิดขึ้น:
   • สำหรับแต่ละรายการสินค้าที่เป็นส่วนหนึ่งของการคืน:
     • ในช่องกรอกข้อมูลข้างรายการสินค้า ให้กรอกจำนวนสินค้าที่ไม่ชำรุดเสียหายและสามารถเพิ่มกลับเข้าคลังสินค้าคงคลังได้
     • วิธีการเพิ่มจำนวนสินค้าที่ชำรุดเสียหาย:
       • ลดจำนวนสินค้าที่ไม่ชำรุดลงตามจำนวนสินค้าที่ชำรุดเสียหาย
       • คลิกปุ่ม ข้างรายการสินค้า
       • กรอกจำนวนสินค้าที่ชำรุดเสียหาย
     • หากต้องการแจ้งเตือนลูกค้าว่าได้รับสินค้าคืนแล้ว ให้เลือกสวิตช์เปิดปิด "Send notifications" (ส่งข้อความแจ้งเตือน)
4. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม "Save" (บันทึก)

ยกเลิกคำร้องขอคืนสินค้า#

คุณสามารถยกเลิกรายการคืนสินค้าได้ ไม่ว่าคำร้องขอดังกล่าวจะถูกร้องขอโดยลูกค้าหรือถูกสร้างขึ้นโดยตัวคุณเอง

ขั้นตอนการยกเลิกคำร้องขอคืนสินค้า:

1. ในส่วนกิจกรรม (Activity) ให้คลิก Cancel (ยกเลิก) ข้างรายการคำร้องขอคืนสินค้า (Return Request)
2. ยืนยันการยกเลิกโดยคลิกปุ่ม "Confirm" (ยืนยัน) ในป๊อปอัป

คืนเงินให้ลูกค้าสำหรับการคืนสินค้า#

หากการคืนสินค้าทำให้มียอดค้างชำระคงเหลือ คุณสามารถดูยอดดังกล่าวได้ในส่วนสรุป (Summary) ของคำสั่งซื้อ โปรดดูข้อมูลในคู่มือจัดการการชำระเงิน เพื่อเรียนรู้วิธีการคืนเงินให้แก่ลูกค้าสำหรับการคืนสินค้า