แก้ไขรายการสินค้าในคำสั่งซื้อใน ECM

ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีแก้ไขรายการสินค้าในคำสั่งซื้อ ซึ่งรวมถึงการเพิ่ม การอัปเดต หรือการลบรายการสินค้า

วิธีการทำงานของการแก้ไขคำสั่งซื้อ#

ด้วยการใช้งาน ECM คุณสามารถแก้ไขคำสั่งซื้อเพื่อ:

• เพิ่มสินค้าใหม่เข้าไปในคำสั่งซื้อ
• แก้ไขจำนวนสินค้าที่มีอยู่แล้วในคำสั่งซื้อ
• ลบสินค้าออกจากคำสั่งซื้อ

เมื่อคุณส่งคำขอแก้ไขคำสั่งซื้อ การเปลี่ยนแปลงจะยังไม่ถูกบันทึกในคำสั่งซื้อจนกว่าการแก้ไขดังกล่าวจะได้รับการยืนยัน โดยมีสองวิธีในการยืนยันคำขอแก้ไขคำสั่งซื้อ:

1. ลูกค้าตรวจสอบการแก้ไขคำสั่งซื้อ หากพวกเขายอมรับการแก้ไขและจำเป็นต้องมีการชำระเงินเพิ่มเติม พวกเขาจะต้องอนุมัติการชำระเงินนั้น ทั้งนี้ลูกค้าสามารถปฏิเสธการแก้ไขคำสั่งซื้อได้เช่นกัน
2. หรือคุณทำการบังคับยืนยัน (Force-confirm) การแก้ไขคำสั่งซื้อ จากนั้นคุณจึงจะจัดการกับยอดค้างชำระต่าง ๆ

ส่งคำขอแก้ไขคำสั่งซื้อ#

คุณสามารถส่งคำขอแก้ไขคำสั่งซื้อได้ทีละหนึ่งรายการเท่านั้น หากคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม คุณต้องยกเลิกการแก้ไขคำสั่งซื้อปัจจุบันแล้วส่งคำขอใหม่ หรือบังคับยืนยันการแก้ไขคำสั่งซื้อปัจจุบัน

ในการส่งคำขอแก้ไขคำสั่งซื้อ:

1. เปิดหน้าประวัติคำสั่งซื้อ (Order details)
2. ในส่วนสรุป (Summary) คลิกที่ไอคอน
3. เลือก "Edit Order" (แก้ไขคำสั่งซื้อ) จากเมนูดรอปดาวน์
4. ในฟอร์มที่เปิดขึ้น:
   1. วิธีการเพิ่มสินค้า:
      1. คลิกที่ปุ่ม "Add items" (เพิ่มสินค้า)
      2. ในรายการที่เปิดขึ้น ให้คลิกเลือกช่องทำเครื่องหมาย (Checkbox) ถัดจากสินค้าที่คุณต้องการเพิ่ม
      3. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม "Save" (บันทึก) สินค้าจะถูกเพิ่มในส่วนของ "Items" (สินค้า) พร้อมป้ายกำกับ (Badge) "New" (ใหม่) นอกจากนี้คุณยังสามารถอัปเดตจำนวนสินค้าได้อีกด้วย
   2. วิธีการอัปเดตจำนวนสินค้า:
      1. ค้นหาสินค้าภายใต้ส่วน "Items"
      2. เปลี่ยนค่าในช่องป้อนข้อมูล "qty" (จำนวน) ซึ่งจะเป็นการเพิ่มป้ายกำกับ "Modified" (แก้ไขแล้ว) ให้กับสินค้านั้น
   3. วิธีการทำซ้ำสินค้า:
      1. ค้นหาสินค้าภายใต้ส่วน "Items"
      2. คลิกที่ไอคอน
      3. เลือก "Duplicate" (ทำซ้ำ) จากเมนูดรอปดาวน์ สินค้าใหม่ที่มีรายละเอียดเดียวกันจะถูกเพิ่มในส่วนของ "Items" พร้อมป้ายกำกับ "New"
   4. วิธีการลบสินค้า:
      1. ค้นหาสินค้าภายใต้ส่วน "Items"
      2. คลิกที่ไอคอน
      3. เลือก "Remove" (ลบออก) จากเมนูดรอปดาวน์
         • หากคุณลบสินค้าที่เพิ่งเพิ่มเข้ามาใหม่ สินค้านั้นจะถูกลบออกจากรายการทันที หากเป็นสินค้าเดิม สินค้าจะมีป้ายกำกับ "Removed" (ถูกลบออก) และคุณจะไม่สามารถแก้ไขจำนวนสินค้าได้
         • หากต้องการยกเลิกการลบสินค้าในคำสั่งซื้อ ให้คลิกไอคอน ถัดจากสินค้านั้น แล้วเลือก "Undo" (เลิกทำ) จากเมนูดรอปดาวน์
   5. ป้อนหมายเหตุเพิ่มเติมในช่อง Note (หมายเหตุ) เพื่อให้ลูกค้าเห็นได้ (ไม่บังคับ)
   6. หากคุณต้องการส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้าเกี่ยวกับการแก้ไขคำสั่งซื้อ ให้เปิดใช้งานปุ่มสลับ "Send notifications" (ส่งการแจ้งเตือน)
5. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม "Confirm Edit" (ยืนยันการแก้ไข)
6. ยืนยันการส่งคำขอแก้ไขคำสั่งซื้อโดยการคลิกปุ่ม "Continue" (ดำเนินการต่อ) ในป๊อปอัป

เมื่อส่งคำขอแล้ว ส่วนใหม่ที่ชื่อ "Order edit requested" (ส่งคำขอแก้ไขคำสั่งซื้อแล้ว) จะแสดงขึ้นที่ด้านบนของหน้ารายละเอียดคำสั่งซื้อพร้อมข้อมูลรายละเอียดของการแก้ไข

บังคับยืนยันการแก้ไขคำสั่งซื้อ#

ดังที่ได้กล่าวไว้ในตอนต้นของคู่มือนี้ ลูกค้าจะต้องเป็นผู้ยืนยันการแก้ไขคำสั่งซื้อเพื่อให้ระบบบันทึกการเปลี่ยนแปลงลงในคำสั่งซื้อ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถทำการบังคับยืนยัน (Force-confirm) การแก้ไขคำสั่งซื้อได้ หากคุณต้องการให้การเปลี่ยนแปลงมีผลทันที หรือหากลูกค้ามอบหมายให้คุณดำเนินการแทน

ในการบังคับยืนยันการแก้ไขคำสั่งซื้อ:

1. เปิดหน้ารายละเอียดคำสั่งซื้อ
2. คลิกปุ่ม "Force confirm" (บังคับยืนยัน) ที่อยู่ด้านล่างของส่วน "Order edit requested"

การดำเนินการนี้จะปรับใช้การเปลี่ยนแปลงกับการแก้ไขคำสั่งซื้อ หากจำเป็นต้องมีการชำระเงินเพิ่มเติม คุณจะต้องทำเครื่องหมายคำสั่งซื้อว่าชำระเงินแล้ว หรือแชร์ลิงก์การชำระเงินด้วยตนเอง

การจัดสรรสินค้าใหม่#

สำหรับสินค้าใหม่ คุณอาจเห็นปุ่ม "Allocate Items" (จัดสรรสินค้า) ซึ่งระบุว่าคุณจำเป็นต้องจัดสรรสินค้าเหล่านั้นด้วยตนเองจากคลังสินค้า โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่คู่มือนี้

การจัดการยอดค้างชำระหลังการแก้ไขคำสั่งซื้อ#

หลังจากได้รับการยืนยันการแก้ไขคำสั่งซื้อแล้ว คุณสามารถตรวจสอบว่ามียอดค้างชำระใด ๆ (ที่จะต้องเรียกเก็บเพิ่มเติมจากลูกค้าหรือคืนเงิน) ได้ในส่วนสรุป (Summary)

ในการจัดการยอดค้างชำระโดยการคืนเงินหรือการเรียกเก็บเงิน โปรดดูรายละเอียดที่คู่มือการชำระเงิน

การดำเนินการส่งสินค้าใหม่#

หากการแก้ไขคำสั่งซื้อมีการเพิ่มสินค้าใหม่เข้าไปในคำสั่งซื้อ สินค้าเหล่านั้นจะแสดงในส่วน "Unfulfilled Items" (สินค้าที่ยังไม่ได้ดำเนินการจัดส่ง) หลังจากยืนยันการแก้ไขคำสั่งซื้อแล้ว คุณสามารถดำเนินการจัดส่งสินค้าเหล่านั้นตามที่อธิบายไว้ในคู่มือนี้

ยกเลิกคำขอแก้ไขคำสั่งซื้อ#

หากคำขอแก้ไขคำสั่งซื้อยังไม่ได้รับการยืนยัน คุณสามารถยกเลิกคำขอดังกล่าวได้

ในการยกเลิกคำขอแก้ไขคำสั่งซื้อ:

1. เปิดหน้ารายละเอียดคำสั่งซื้อ
2. คลิกปุ่ม "Cancel" (ยกเลิก) ที่อยู่ด้านล่างของส่วน "Order edit requested"

การแก้ไขคำสั่งซื้อจะถูกยกเลิกและการเปลี่ยนแปลงจะไม่ถูกบันทึกลงในคำสั่งซื้อ นอกจากนี้ลูกค้าจะไม่สามารถกดยืนยันการแก้ไขคำสั่งซื้อดังกล่าวได้อีกต่อไป